Họp, họp và họp
Họp là công cụ để thông báo, trao đổi ý kiến, cùng tìm giải pháp để có các quyết định và kế hoạch tối ưu nhất. Nhưng không phải ai cũng nắm rõ như thế nào là một cuộc họp chuyên nghiệp và hiệu quả.
Họp chuyên nghiệp
Làm việc chuyên nghiệp nghĩa là làm việc có kỹ năng, có khoa học, có nghệ thuật và đạt kết quả cao nhất, nhanh và chắc chắn, an toàn nhất, ít tốn kém công sức và thời gian nhất.
Tính chuyên nghiệp khi tổ chức và điều hành cuộc họp được thể hiện rõ nét nhất ở những điểm sau đây:
– Đã xác định rõ ràng các mục đích và mục tiêu của cuộc họp chưa? Có thật cần thiết họp không hay có cách khác để giải quyết vấn đề? Mức độ cấp bách của cuộc họp đến mức nào?
– Đã dự kiến được các phương án giải quyết vấn đề chưa? Đã có cách tiếp cận các giải pháp chưa? Nghĩa là đã có đủ thông tin được phân tích và tổng hợp; các tài liệu quan trọng liên quan; những dự kiến làm nền tảng cho các quyết định hay chưa?
– Đã có và đã đánh giá tính khả thi của chương trình nghị sự (agenda) chưa? Nghĩa là có logic, có tính dẫn dắt và sư phạm, có tính tập trung để dứt điểm từng cụm vấn đề, có nhất quán, xuyên suốt và liên mạch suy nghĩ không?
Tính chuyên nghiệp của cuộc họp cũng thể hiện qua phong cách chuyên nghiệp của người chủ tọa. Người chủ tọa/người điều hành cuộc họp thường là những người có khả năng nói rất thuyết phục và lôi cuốn, rõ ràng, mạch lạc và sư phạm.
Ngoài ra, người điều hành thường là người có thẩm quyền cao nhất, nắm vững vấn đề, có cái nhìn bao quát và sâu về sự việc sắp bàn thảo. Người điều hành vừa giỏi ăn nói, có thẩm quyền, vẫn cần thêm kỹ năng điều hành cuộc họp để đạt hiệu năng và hiệu quả tốt nhất:
– Phải nắm vững vấn đề (không nắm vững thì mời những người hiểu rõ vấn đề trình bày theo một logic phù hợp nhất cho tư duy), và để cử tọa dễ thảo luận (dễ trao đổi ý kiến và các quan điểm, các đánh giá và sáng kiến).
– Người điều hành phải được chuẩn bị thật tốt và tự bản thân cũng chuẩn bị thật tốt về khả năng nắm thông tin, sức khỏe, phương tiện trình bày và cả sự động viên và hậu thuẫn về mặt tinh thần.
– Người điều hành cuộc họp nên là người có sức ảnh hưởng lớn và biết tạo ảnh hưởng trong cuộc họp bằng sự thông minh, sự lịch lãm, sự tế nhị, sự tinh tế và cả cái duyên, gây thiện cảm.
– Người điều hành phải biết cách thu phục nhân tâm, có lý luận sắc bén, chuẩn xác, nhân văn và đầy bản lĩnh nghiệp vụ.
– Người điều hành cần lèo lái cuộc họp trong tầm kiểm soát, không để “đi trật đường rầy”; kiểm soát được thời gian để không bị sa đà và cuộc họp không đi tới nơi tới chốn.
Quan trọng nhất là có chi tiết hành động sau khi họp (kế hoạch hành động, triển khai cụ thể).
Họp hiệu quả
Như vậy, tính hiệu quả của cuộc họp được đánh giá dựa trên những điểm nào?
Sau đây là 5 tiêu chí cơ bản nhất:
1. Họp ngắn mà thu được kết quả như mong đợi: Bắt đầu đúng giờ và kết thúc đúng giờ; có người kiểm soát thời gian; có chương trình tuân thủ từng khe thời gian, từng giai đoạn, từng phân khúc và từng chuỗi thời gian.
2. Kết quả thu được đáp ứng đúng mục đích: Các ý kiến bám sát chủ đề trao đổi; cách trao đổi hướng tới mục tiêu, không kể lể dài dòng, không phát biểu lan man, không lạc đề làm mất thời gian quý báu của người nghe.
3. Người chủ tọa biết điều phối cuộc họp hiệu quả: Mời đúng người vào đúng vấn đề; biết kiểm soát xung đột.
4. Kết quả có nhiều ý kiến đóng góp hữu ích.
5. Bầu không khí họp tích cực.
Tóm lại, họp là công cụ để thông báo, trao đổi ý kiến, cùng tìm giải pháp để có các quyết định và kế hoạch tối ưu nhất. Người điều hành cuộc họp cần có kỹ năng chuyên nghiệp và hiệu quả để đạt được mục tiêu, đạt được kết quả một cách nhanh và chắc nhất, tiết kiệm thời gian, công sức và tiền bạc, đồng thời làm tăng độ gắn kết của đội ngũ, độ chuyên nghiệp và tinh nhuệ của tập thể.
Họp chuyên nghiệp mới có hiệu năng và hiệu quả tốt đẹp.
5 câu hỏi cơ bản trước cuộc họp Trước hết, người điều hành mỗi cuộc họp nên tự trả lời 5 câu hỏi sau đây: Trên thực tế, rất nhiều người nhầm lẫn họp là công việc, và họp xong là xong. Điều đó không hoàn toàn sai, nhưng cuộc họp chỉ là công cụ cho công tác truyền thông, hội ý, tìm ra những quyết định đúng nhất, chứ không hẳn chỉ là công việc mà chỉ cần có mặt là được. Từ góc độ “họp là công cụ”, người điều hành cuộc họp bắt đầu công việc của mình từ khâu chuẩn bị chứ không phải từ phút bắt đầu họp. Coi thường hay thất bại trong việc chuẩn bị nghĩa là chuẩn bị cho sự thất bại. Giả định như 5 câu hỏi nêu trên đã được trả lời, việc chuẩn bị được xem là đã rất chu đáo, người điều hành buổi họp cũng phải rà soát độ chính xác và độ khả thi của thời gian, địa điểm, các mục đích và mục tiêu, nội dung, phản hồi xác nhận tham gia của từng thành viên, vì nếu quá nhiều người quan trọng không thể tham dự thì nên dời cuộc họp, hoặc họp thông qua cầu truyền hình, audi-video, skype, diễn đàn mạng xã hội hoặc những cách khác, tùy mức cấp bách của vấn đề. 4 kỹ năng chính gồm có: Chuẩn bị tốt là đã đạt 50% mục tiêu. Bạn hãy cẩn trọng trả lời 5 câu hỏi cơ bản để nắm vững nội dung và chọn được hình thức tốt nhất cho nội dung ấy. Bạn hãy luôn lắng nghe và thấu hiểu những gì người khác nói, biết cách điều khiển buổi họp bám sát chủ đề, hướng về giải pháp và mục tiêu. Bạn luôn thể hiện là người có văn hóa và nhân văn, đồng thời cũng là người của nghiệp vụ chuyên môn. Bạn luôn lịch sự và tế nhị, tinh tế và hết lòng với công việc điều hành cuộc họp, luôn tìm kết quả và hành động cụ thể. Cụ thể, cụ thể và cụ thể, bạn sẽ là người điều hành cuộc họp chuyên nghiệp và hiệu quả. |
Nguyễn Thanh Lâm
-
Hữu Lũng tích cực hưởng ứng Tết trồng cây Giáp Thìn 2024 -
“Một triệu bữa cơm có thịt” - ấm áp những tấm lòng sẻ chia với trẻ em vùng cao -
Hoa thủy tiên – Thú chơi tao nhã, độc đáo -
Ngày hội đến trường và vui Tết Trung Thu cho trẻ em miền núi Nghệ An
- Nẻo về nguồn cội – Tấm lòng tri ân với quê hương
- Đồng Tháp xây dựng vùng nông sản an toàn, bền vững, gìn giữ môi trường
- Huế phấn đấu mục tiêu trở thành Thành phố Xe đạp
- Giáo dục đạo đức, lối sống văn hóa cho thanh thiếu nhi trên không gian mạng
- Ai qua Kẻ Bượm
- Trung thu 5K, đoàn viên tại gia
- Để các phong tục ngày Tết luôn là nét đẹp văn hóa
-
Bình Phước: Tổ chức Hội chợ trái cây & hàng nông sản lần thứ VII năm 2024(Tapchinongthonmoi.vn) - Tiếp nối thành công của hội chợ Trái cây và hàng nông sản tỉnh những năm qua. Ngày 24/4/2024 Ủy ban Nhân dân tỉnh Bình Phước đã ban hành Kế hoạch số 149/KH-BTC về việc tổ chức Hội chợ Trái cây và hàng nông sản tỉnh Bình Phước lần thứ VII năm 2024. Theo Kế hoạch dự kiến thời gian tổ chức hội chợ là 05 ngày (từ ngày 29/5/2024 đến ngày 03/6/2024); Lễ Khai mạc diễn ra 17h00, ngày 29/5/2024 tại Quảng trường Thành phố Đồng Xoài.
-
Thêm nhiều kỹ thuật để phát triển vườn vải chín sớm ở phường Phương Nam(Tapchinongthonmoi.vn) - Trong ngày 25/4/2024 Hội Nông dân phường Phương Nam (thành phố Uông Bí, tỉnh Quảng Ninh) đã tổ chức hội nghị chăm sóc cây vải chính sớm cho bà con nông dân trên địa bàn.
-
Bến Tre: Trao nước ngọt cho hội viên nông dân khó khăn(Tapchinongthonmoi.vn) - Ngày 25/4/2024, Hội Nông dân tỉnh Bến Tre phối hợp với Công ty Trách nhiệm Hữu hạn TIGERWOOD cùng mạnh thường quân từ tỉnh Bình Dương và thành phố Hà Nội tổ chức trao bình nước tinh khiết cho hội viên, nông dân nghèo, khó khăn tại tỉnh Bến Tre.
-
Vờ vờ thứ côn trùng đắt bậc nhất Hà Thành(Tapchinongthonmoi.vn) - Chỉ sống được vài giờ, thường xuất hiện từ tháng 2 đến tháng 4 âm lịch, vờ vờ - loài côn trùng đặc biệt này từ lâu đã trở thành “đặc sản”, món ngon không thể quên của người dân ven sông Hồng. Hiện vờ vờ được xem là côn trùng có giá đắt đỏ nhất Hà Thành, đang hút khách sành ăn săn lùng…
-
Đồng Tháp tổ chức Lễ hội Sen với chủ đề “Rạng ngời sắc sen”(Tapchinongthonmoi.vn) Ngày 25/4, tại tỉnh Đồng Tháp, UBND tỉnh Đồng Tháp tổ chức công bố Lễ hội Sen lần thứ 2 năm 2024 với chủ đề “Rạng ngời sắc sen”, diễn ra từ ngày 16 - 19/5 tại Công viên Văn Miếu TP.Cao Lãnh.
-
Giá tăng mạnh nhưng ngành Cà phê vẫn gặp khó(Tapchinongthonmoi.vn) - Hiện tại, giá thu mua sản phẩm cà phê của Việt Nam đến nhiều thị trường tăng mạnh. Tuy nhiên, trước những bất lợi về thời tiết, điều kiện kiểm dịch, ngành này vẫn đứng trước nhiều khó khăn.
-
Hiệp định Geneve 1954: Một mốc son lịch sử của nền ngoại giao Việt NamNhân dịp kỷ niệm 70 năm ngày ký Hiệp định Geneve về đình chỉ chiến sự ở Việt Nam (21/7/1954-21/7/2024), Bộ trưởng Bộ Ngoại giao Bùi Thanh Sơn đã có bài viết: “Hiệp định Geneve 1954: Một mốc son lịch sử của nền ngoại giao Việt Nam."
-
Thái Nguyên: 100 cán bộ và chi hội trưởng nông dân được bồi dưỡng chính trị và nghiệp vụ công tác Hội(Tapchinongthonmoi.vn) – Trong 3 ngày từ 23/4 đến ngày 25/4/2024, Hội Nông dân huyện Đồng Hỷ, tỉnh Thái Nguyên đã phối hợp với Trung tâm Chính trị huyện Đồng Hỷ tổ chức lớp bồi dưỡng chính trị và nghiệp vụ công tác Hội Nông dân năm 2024 cho 100 học viên.
-
Kết nối giao thương giữa doanh nghiệp tỉnh Cà Mau và Trung Quốc(Tapchinongthonmoi.vn) – Ngày 24/4, tại tỉnh Cà Mau, UBND tỉnh Cà Mau phối hợp với Tổng Lãnh sự quán Trung Quốc tại TP. Hồ Chí Minh tổ chức hội nghị Gặp gỡ, kết nối doanh nghiệp Trung Quốc và doanh nghiệp tỉnh Cà Mau.
-
Thanh Hóa: Đặc sắc Lễ hội đền Đồng Cổ năm 2024(Tapchinongthonmoi.vn) - Ngày 23/4, tại Khu Di tích Quốc gia núi và đền Đồng Cổ, làng Đan Nê, xã Yên Thọ (huyện Yên Định, tỉnh Thanh Hóa) đã khai mạc Lễ hội đền Đồng Cổ năm 2024. Đây là một sự kiện văn hóa thể hiện sự tôn kính của người dân xứ Thanh với Thần Đồng Cổ hiển linh đã giúp nhiều đời vua và nhân dân đánh đuổi giặc ngoại xâm… Lễ hội thu hút đông đảo nhân dân và du khách thập phương về dự, tham quan.
-
1 Khát vọng đổi thay và tinh thần phụng sự Tổ quốc của người đảng viên nông dân vùng biên giới -
2 Phát huy, nâng cao vai trò Hội Nông dân tham gia phát triển kinh tế tập thể trong nông nghiệp -
3 Thanh Hóa: Người dân dựng lều phản đối xây dựng bãi tập kết rác thải -
4 Thanh Hóa: Bàn giao thiết bị hỗ trợ nông dân xây dựng mô hình xử lý rác thải thân thiện môi trường -
5 Phối hợp để phát triển kinh tế tập thể trong nông nghiệp